Verordening van de KNB van 13 september 2000, Stcrt. 2000, 182, goedgekeurd door de Staatssecretaris van Justitie bij brief d.d. 20 september 2000, nr. 5052794/00/06, inw. tr. 16 oktober 2000. Zie voor de totstandkoming Nieuwsbrief Notariaat april, juni, augustus en oktober 2000.

De Administratieverordening is gebaseerd op artikel 24 lid 3 Wet op het notarisambt (WNA) dat bepaalt dat bij verordening voorschriften kunnen worden vastgesteld ten aanzien van de wijze waarop de kantoor- en privé-administratie van de notaris moet worden ingericht, bijgehouden en bewaard.

De verplichting tot het voeren van een administratie is neergelegd in de leden 1 en 2 van dat artikel: 

1. De notaris is verplicht van zijn kantoorvermogen en van alles betreffende zijn werkzaamheden, daaronder begrepen het beheer van gelden van derden niet vallend onder artikel 25, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde op eenvoudige wijze zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
2. Het in het vorige lid bepaalde is van overeenkomstige toepassing op het privé-vermogen van de notaris, daaronder mede begrepen het vermogen van een gemeenschap van goederen waarin hij is gehuwd.
   Ook de leden 4 en 5 van dit artikel leggen aan de notaris verplichtingen op met betrekking tot de administratie van zijn kantoor- en privé-vermogen:
3. De notaris moet jaarlijks zowel ten aanzien van zijn kantoorvermogen als van zijn privé-vermogen binnen vier maanden na afloop van het boekjaar een balans opmaken en op papier stellen en, voor wat betreft de kantoorwerkzaamheden, een staat van baten en lasten. Deze termijn kan op verzoek van de notaris door het Bureau op grond van bijzondere omstandigheden worden verlengd met een termijn van ten hoogste twee maanden. Tegen een weigering van het verzoek kan verzoeker beroep instellen bij de kamer van toezicht.
4. De notaris is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers betreffende zijn kantoor- en privé-administratie gedurende de in artikel 10, derde lid, van Boek 2 BW bedoelde termijn te bewaren. Artikel 10, vierde lid, Boek 2 BW is van toepassing.   

 De verordening heeft tot doel:

• te bevorderen dat de financiële administratie zo wordt ingericht en bijgehouden dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de notaris kunnen worden gekend;
• te bevorderen dat financiële risico's voor de cliëntengelden en/of met betrekking tot de continuïteit van de notariële praktijk tijdig worden onderkend en door administratieve maatregelen worden beperkt en beheerst. Deze financiële risico's kunnen voortkomen zowel uit de notariële praktijk als uit de privé-situatie;
• te bevorderen dat de wijze van inrichting en het bijhouden van de administratie bij een onderzoek van de jaarstukken door een accountant ten minste zal leiden tot een beoordelingsverklaring met een goedkeurende strekking;
• te bevorderen dat de wijze van inrichting en het bijhouden van de administratie een onderzoek door het Bureau Financieel Toezicht (BFT) met goed gevolg kan doorstaan;
• het bevorderen van de uniformiteit in de wijze van inrichting en het bijhouden van de financiële administratie in notariskantoren.

Elk kantoor dient te beschikken over een stelsel van procedures met betrekking tot de administratie, oftewel de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC), dat dient te voldoen aan bepaalde normen. In deze verordening worden de minimumnormen waaraan de AO/IC moet voldoen vastgesteld. Nadere uitwerking kan plaatsvinden bij reglement.

Verder kunnen uitwerkingen worden aangedragen door opname in een door de KNB uitgebracht voorbeeld van een kwaliteitshandboek.

Opgemerkt wordt dat de AO/IC bij een aantal notariskantoren door een te beperkte kantooromvang niet zodanig kan worden ingericht (door het aanbrengen van controletechnische functiescheidingen) dat op rationele wijze de vereiste zekerheid kan worden verkregen over de volledigheid van het gedeclareerd honorarium en het geldverkeer met derden. Een dergelijke situatie brengt een uitdrukkelijker betrokkenheid mee van de notaris zelf bij de AO/IC-procedures.

In verband met het vorenstaande zijn de in de verordening opgenomen bepalingen zodanig beperkt dat deze voor alle kantoren verplicht kunnen worden gesteld.

Dit neemt niet weg dat de eisen die in artikel 24 lid 1 WNA aan de notaris worden gesteld wat betreft administratie en bewaring van de betreffende stukken afhankelijk van de individuele situatie kunnen meebrengen dat de notaris aan meer dan de in de verordening verwoorde minimumsituatie zal dienen te voldoen. Zo zal het voor een kantoor van een zekere omvang eerder mogelijk zijn het niveau van administratievoering hoger te doen zijn dan bij een kantoor met een kleine samenstelling. Dit zal onder meer blijken uit het in verdergaande mate toepassen van een functiescheiding alsook in, bijvoorbeeld, het gedetailleerd vastleggen van administratieve procedures en het frequent en gestructureerd verstrekken van informatie aan de leidinggevenden teneinde de onderneming optimaal te laten functioneren.

De regels dienen te allen tijde te waarborgen dat de cliëntengelden juist, volledig en tijdig worden vastgelegd en dat alle financiële verplichtingen juist, volledig en tijdig worden vastgelegd en (intern) gerapporteerd.

Gelden die op de kwaliteitsrekening(en) van artikel 25 WNA zijn gestort maken geen deel uit van het kantoorvermogen van de notaris omdat het vorderingsrecht dat uit deze bijzondere rekening(en) voortvloeit toekomt aan de gezamenlijke rechthebbenden (artikel 25 lid 3 WNA), waarbij wordt aangetekend dat tot deze rechthebbenden ook de notaris zelf kan horen (zie ook artikel 25 lid 4 WNA). De rekeningen behoren echter wel tot de kantooradministratie. Daarom kunnen in deze verordening ook met betrekking tot de administratie van deze rekeningen aan de notaris voorschriften worden gegeven.

Waar in deze verordening wordt gesproken over (notaris)kantoor wordt daaronder verstaan de organisatie waarin een notaris optreedt, ongeacht de rechtsvorm daarvan en ongeacht of daarin alleen wordt gewerkt danwel sprake is van een samenwerkingsverband tussen notarissen onderling danwel met andere beoefenaren van een vrij beroep in de zin van de verordening interdisciplinaire samenwerking.

(Toelichting van 13 september 2000)