De notaris dient zorg te dragen voor het instellen van een toereikende administratieve organisatie en een stelsel van interne controlemaatregelen waardoor alle opdrachten direct worden vastgelegd en met de vereiste zorgvuldigheid worden uitgevoerd en alle financiële rechten en verplichtingen volledig, juist en tijdig worden vastgelegd en intern verantwoord.
Onder administratie wordt in deze verordening verstaan het geheel van handelingen dat is gericht op het systematisch verzamelen, vastleggen en verstrekken van informatie, zowel zakelijk als privé, ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een notariële praktijk en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.
Dit artikel heeft betrekking op de administratie van alle cliëntengelden, derhalve zowel op de bijzondere rekening(en) bedoeld in artikel 25 WNA (zie de inleiding) als op de gelden van derden waarover de notaris danwel een medewerker krachtens volmacht beschikt (zoals spaarbankboekjes in een boedel waarin de notaris als gemachtigde van de erven optreedt).
De notaris dient in verband met de rechten van degenen die gelden op de bijzondere rekening(en) hebben gestort, er voor zorg te dragen dat te allen tijde kan worden vastgesteld tot welk bedrag de rechthebbende gerechtigd is. Voor de rentevergoeding aan de rechthebbende wordt verwezen naar de toelichting op de verordening beroeps- en gedragsregels.
De administratieve bescheiden en gegevensdragers, betreffende zowel de kantoor- als de privé-administratie, dienen te worden bewaard gedurende de termijn als in artikel 2:10 BW aangegeven. De stukken dienen binnen een redelijke termijn raadpleegbaar te zijn. Ingevolge artikel 24 lid 5 WNA moeten de basis- en overige gegevens alsmede informatiedragers met betrekking tot de kantoor- en de privé-administratie zeven jaar worden bewaard.
Het betreft hier onder andere: jaarstukken, grootboek, debiteuren-, crediteuren- en personenadministratie, mutatieverslagen, salarisadministratie, zaken- /dossieradministratie maar ook bescheiden als facturen (in- en extern). Hiervoor geldt ook hetgeen in artikel 2:10 lid 4 BW is gesteld met betrekking tot elektronische gegevensbestanden.
Daarnaast dienen deze gegevens te worden beschermd tegen fysieke risico's zoals brand, inbraak en dergelijke en dienen maatregelen te zijn genomen tegen ongeautoriseerd gebruik en dienen deze gegevens toegankelijk te zijn.
(Toelichting van 21 juni 2000)