In dit artikel wordt duidelijk gemaakt dat de notaris werkzaamheden kan uitbesteden, ondanks de verplichting die hij vanzelfsprekend heeft de werkzaamheden te verrichten die hij als notaris behoort te verrichten.

Op de notaris rust een eigen taak bij de uitvoering van de aan hem gegeven opdracht. Het is noodzakelijk dat de notaris altijd de op hem rustende verplichting tot onderzoek en controle nakomt. De notaris kan niet een door omstandigheden noodzakelijk onderzoek naar erfdienstbaarheden op verzoek van een cliënt achterwege laten. De notaris kan onderzoek of controle ook niet achterwege laten met het argument dat het noodzakelijke werk al door anderen zou zijn verricht.

Ook al heeft de notaris de verplichting de werkzaamheden te verrichten die hij als notaris behoort te verrichten, dat betekent niet dat hijzelf persoonlijk die werkzaamheden moet verrichten. De notaris kan allerlei activiteiten uitbesteden, zoals secretarieel werk, onderzoeksactiviteiten en automatisering. Zoals ook de Commissie Hammerstein heeft aangevoerd, moet innovatie mogelijk zijn door het uitbesteden van werkzaamheden, binnen de ruimte die het ambt laat en onder de voorwaarden die de tuchtrechter al heeft gesteld. Het maakt immers geen essentieel verschil of de notaris een deel van de notariële werkzaamheden aan iemand binnen zijn eigen kantoor uitbesteedt of aan iemand buiten zijn kantoor, mits voldoende zeker is dat de notaris de regie, de zeggenschap en het toezicht volledig behoudt, zoals het Hof Amsterdam heeft geformuleerd in zijn uitspraak van 30 maart 2006 (1235/2005 NOT). Het feit dat het om vertrouwelijke gegevens gaat en dat de notaris een geheimhoudingsplicht en verschoningsrecht heeft, behoeft daaraan niet in de weg te staan. Dat is een kwestie van goede organisatie en goede contractuele afspraken. Voorwaarde is dat de notaris de volledige zeggenschap en de regie over het dossier behoudt. De notaris blijft verantwoordelijk voor het eindproduct en de wijze waarop dat tot stand is gekomen. Ook tussen notarissen onderling is uitbesteding van werkzaamheden mogelijk onder de genoemde voorwaarden van behoud van regie en zeggenschap.

(Toelichting van 22 juni 2011)