De geheimhoudingsplicht van de notaris is neergelegd in artikel 22 WNA. In de wet is niet expliciet vastgelegd dat de notaris niet van de geheimhoudingsplicht ontslagen kan worden. De notaris mag gegevens die aan hem als zodanig zijn toevertrouwd niet aan derden kenbaar maken, ook al zou degene die hem de gegevens heeft toevertrouwd daarvoor toestemming geven.
Het hier bepaalde brengt niet mee dat de notaris niet kan ingaan op het verzoek van de opdrachtgever aan zijn adviseur, familielid e.d. een kopie van de (concept-)akte toe te zenden of nadere informatie te verschaffen. Zij kunnen met de opdrachtgever op één lijn worden gesteld. Wel zal wanneer meer partijen bij de notariële werkzaamheid zijn betrokken de notaris zijn geheimhoudingsplicht - in of buiten rechte - tegenover de andere partij niet mogen schenden, ook al verzoekt degene die de informatie heeft toevertrouwd hem expliciet de verzochte informatie aan die andere partij te verschaffen. De vraag hoever de geheimhoudingsplicht zich uitstrekt wordt in beginsel alleen door de notaris beantwoord (zie onder meer HR 18 december 1998, RvdW 1999, 2). Bij ontslag van de geheimhoudingsplicht op verzoek van de opdrachtgever zou bij het publiek twijfel kunnen rijzen aan de mate van geheimhouding van de notaris.
In artikel 22 Wna, wordt bepaald dat op de notaris een geheimhoudingsplicht rust, voorzover niet bij of krachtens de wet anders is bepaald. Dit betekent dat bij of krachtens de wet uitzonderingen kunnen worden gemaakt op de werking en reikwijdte van de geheimhoudingsplicht. Voorbeelden hiervan zijn te vinden in het huidige artikel 96 Wna, ten behoeve van een onderzoek door en op last van de tuchtrechter, in artikel 112 Wna, ten behoeve van het financieel toezicht door het Bureau, en artikel 2, eerste een tweede lid, juncto artikel 3, eerste lid, van de verordening op de kwaliteit van de KNB, ten behoeve van de uitvoering van de intercollegiale kwaliteitstoetsing.
(Toelichting van 22 juni 2011)
(…) Het tweede lid (bew.) regelt de afgifte van afschriften tussen notarissen onderling. Strikt genomen schendt de notaris zijn geheimhoudingsplicht, wanneer hij een afschrift van een akte aan een andere notaris beschikbaar stelt, tenzij men zou kunnen uitgaan van een collectief ambtsgeheim. Daarbij mag en moet de notaris er van uitgaan dat wanneer een andere notaris hem een afschrift vraagt van een akte, deze daarvoor de opdracht heeft gekregen van iemand die gerechtigd is tot inzage in die akte.
Aanleiding voor de voorgestelde verordening (de wijziging, zoals vastgesteld door de ledenraad middels de Verordening collectief ambtsgeheim, bew.) is de uitspraak van het Hof Amsterdam van 8 september 2009, LJN BK 1397, dat een notaris tuchtrechtelijk aansprakelijk hield voor iets wat eigenlijk een andere notaris niet correct had gedaan, namelijk zich ervan overtuigen of degene voor wie het afschrift van het testament werd gevraagd, daartoe wel gerechtigd was krachtens artikel 49 van de Wet op het notarisambt (Wna). Het Hof verwierp het verweer van de notaris dat hij zijn collega een kopie van een testament kon verschaffen omdat deze op zijn beurt gebonden was aan het beroepsgeheim. Wel vond het Hof in de omstandigheid dat het in de praktijk niet ongebruikelijk was dat een notaris afschriften of kopieën van testamenten afgeeft aan collegae zonder zich ervan te vergewissen voor welk doel deze wordt verzocht, aanleiding om geen maatregel op te leggen.
Om twijfel uit de weg te ruimen stelt het bestuur voor de collectieve geheimhoudingsplicht in deze gevallen expliciet in de Verordening beroeps- en gedragsregels vast te leggen. Artikel 22 Wna geeft daartoe de mogelijkheid: de geheimhoudingsplicht geldt ‘voorzover niet bij of krachtens de wet anders is bepaald’.
De voorgestelde verordening (de Verordening collectief ambtsgeheim, bew.) vermindert de aansprakelijkheid van de afgevende notaris. Deze hoeft niet meer te controleren voor wie de akte wordt opgevraagd. De collectieve geheimhouding brengt mee dat de ene notaris de andere mag vertrouwen.
Overigens is de 'andere notaris' niet verplicht een afschrift op te vragen. Hij kan zijn cliënt ook naar de notaris die over de akte beschikt verwijzen.
Ter verduidelijking wijzen wij er op, dat onder een afschrift van een akte tevens een uittreksel, een (digitale) kopie van een akte of andere dossierstukken moeten worden begrepen. Onder een akte wordt zowel een notariële akte als ook een onderhandse akte begrepen.
Uitgaan van een collectief ambtsgeheim in geval van afgifte van afschriften tussen notarissen onderling past in de trend van collectieve verantwoordelijkheid van het notariaat, die ook in de Visie ‘Met recht vooruit’, van september 2012 wordt gesignaleerd en die ook blijkt uit de versoepeling van de ministerieplicht in de recente wijziging van de Wna.
(Toelichting van 25 september 2013)