Verordening van de KNB van 3 februari 2016, goedgekeurd door de minister van Veiligheid en Justitie bij brief van 10 mei 2016, Stcrt. 2016, 25642, inw. tr. 30 mei 2016.

Algemene toelichting 

Artikel 18 van de Wet op het notarisambt (Wna) bepaalt dat een notaris een samenwerkingsverband kan aangaan met beoefenaren van een ander beroep, mits hierdoor zijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid niet wordt of kan worden beïnvloed. Volgens het tweede lid van artikel 18 worden bij verordening ter waarborging van die onafhankelijkheid en onpartijdigheid regels vastgesteld over de wijze waarop samenwerkingsverbanden kunnen worden aangegaan. Hieraan is destijds uitvoering gegeven met het opstellen van de Verordening interdisciplinaire samenwerking 2003. De verordening regelt samenwerkingsvormen tussen notarissen en beoefenaren van andere vrije beroepen in hun meest vergaande vorm, namelijk samenwerkingsverbanden waarin de deelnemers geheel of gedeeltelijk voor gezamenlijke rekening en risico praktijk uitoefenen of zeggenschap over bedrijfsvoering met elkaar delen.
De nieuwe Verordening interdisciplinaire samenwerking 2015 (IDS-Verordening 2015) betreft een modernisering van de oude IDS-verordening uit 2003. Na ruim tien jaar met deze verordening te hebben gewerkt was het tijd voor een evaluatie. Vanuit de beroepsgroep werden knelpunten gesignaleerd en sommige bepalingen bleken inmiddels achterhaald door de tijd. Bij het opstellen van de nieuwe verordening werd het van groot belang geacht dat de advocatuurlijke en notariële voorschriften met betrekking tot samenwerkingen zoveel mogelijk synchroon lopen. Begin dit jaar is door de Nederlandse Orde van Advocaten de Verordening op de advocatuur in werking getreden, waarin ook de samenwerking met andere beroepsbeoefenaren wordt geregeld. Bij de opstelling van deze verordening is gekeken naar eventuele tegenstrijdigheden en werd het wenselijk geacht om de nieuwe IDS-verordening waar mogelijk synchroon te laten lopen met de Verordening op de advocatuur.

De meest relevante wijzigingen ten opzichte van de oude verordening uit 2003 betreffen:

Artikel 2: Universitair geschoolde leden van het Register Belastingadviseurs en leden van de Orde van Octrooigemachtigden zijn in deze verordening  toegevoegd als toegestane partners voor een samenwerkingsverband met de notaris. De samenwerking met deze beroepsgroepen brengt de onafhankelijkheid van de notaris niet in gevaar. Zij zijn academisch gevormd en onderworpen aan een tuchtrecht dat vergelijkbaar is met dat voor notarissen, inclusief een geheimhoudingsplicht.

Artikel 5: Er is een regeling opgenomen over de bestuurssamenstelling. Indien het samenwerkingsverband een bestuur heeft is de meerderheid van het bestuur en de voorzitter ervan notaris of beoefenaar van een toegelaten beroep als bedoeld in artikel 2 van deze verordening.

Aangezien het niet wenselijk is dat een derde (niet zijnde een notaris of toegestane samenwerkingspartner op grond van deze verordening) een deelneming heeft in een samenwerkingsverband is er een artikel opgenomen met betrekking tot aandeelhouderschap en stemrecht (artikel 3). In dit artikel wordt een beperking opgelegd wie aandeelhouder kunnen zijn van een samenwerkingsverband, namelijk notarissen of beoefenaren van een toegestaan beroep als bedoeld in deze verordening. De wijziging betekent dat artikel 16 lid 2 van de Verordening beroeps-en gedragsregels, waarin de mogelijkheid wordt geboden een samenwerkingsverband aan te gaan met een medewerker van een notariskantoor die geen notaris of kandidaat-notaris is, komt te vervallen.

De regeling met betrekking tot het naar buiten optreden is samengevoegd in één artikel. De strekking, zoals ook in de oude verordening was opgenomen, blijft hetzelfde. De presentatie moet met de werkelijkheid overeenstemmen en er mag niet een onjuiste suggestie worden gewekt.

De bepalingen met betrekking tot de onafhankelijkheid, onpartijdigheid, zorgvuldigheid en geheimhouding zijn samengevoegd in één algemeen artikel. De artikelen uit de oude verordening waren voor een groot deel een herhaling van de algemene regels uit de Wna. Met dit nieuwe artikel wordt beoogd de notaris bij het aangaan van een samenwerkingsverband uitdrukkelijk te wijzen op zijn kernwaarden ‘onafhankelijkheid’, ‘onpartijdigheid’, ‘zorgvuldigheid’ en’ geheimhouding’. De notaris moet hier in de praktijk zelf invulling aan geven.

In de oude verordening werden specifieke regels met betrekking tot het waarborgen van de geheimhouding, dwingend voorgeschreven. Deze regels zijn vervallen, omdat een aantal als achterhaald kan worden beschouwd; zie hiervoor ook de toelichting bij artikel 7. Het is aan de notaris zelf om invulling te geven aan zijn onafhankelijke en onpartijdige positie en het waarborgen van zijn geheimhouding. Uiteraard geldt hetgeen in deze verordening is opgenomen met betrekking tot de geheimhouding ook voor notarissen die niet interdisciplinair samenwerken. Ook wanneer een notaris individueel  in een zaak samenwerkt met andere beroepsgroepen zal hij moeten zorgen dat wordt voldaan aan zijn verplichtingen voortvloeiende uit zijn onafhankelijke positie en zijn geheimhoudingsplicht.

Op grond van artikel 110 eerste lid Wna berust het toezicht op de naleving van deze verordening bij het Bureau Financieel Toezicht. Op grond van artikel 18 derde lid Wna moet jaarlijks voor de inlevering van de jaarstukken een verklaring van een onafhankelijke externe deskundige worden overgelegd aan het Bureau Financieel Toezicht. 

(Toelichting van 3 februari 2016)