Verordening van de KNB van 24 september 2008, goedgekeurd door de minister van Justitie bij brief van 12 november 2008, Stcrt. 2008,240, inw. tr. 2 januari 2009 en gewijzigd bij Verordening tot wijziging van de Verordening op de kwaliteit van 20 juni 2012 Stcrt. 2012,16124, goedgekeurd door de minister van Veiligheid en Justitie bij brief van 20 juli 2012, inw. tr. 16 augustus 2012.

Algemeen
De notaris vervult een belangrijke en unieke functie in ons stelsel van rechtsbescherming en rechtszekerheid. Hij is openbaar ambtenaar en onpartijdig adviseur en hij verschaft zekerheid in het rechtsverkeer doordat hij rechtsverhoudingen vastlegt en wilsverklaringen formaliseert. Bovendien let hij op de belangen van anderen dan de direct betrokkenen. De notaris zorgt dus voor rechtszekerheid en hij voorkomt gerechtelijke procedures.Het notariaat is een beroep van vertrouwen, een vertrouwen, dat in een samenleving die transparantie eist, meer dan voorheen toetsbaar moet worden gemaakt om geloofwaardig te blijven. Deze speciale positie van de notaris in het rechtsverkeer blijft niet vanzelf gehandhaafd. Er is voortdurend waakzaamheid nodig dat de kwaliteit en integriteit van de notariële beroepsuitoefening op peil blijven, zowel op het niveau van de kantoren, als bij de individuele notaris en kandidaat-notaris. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie moet daarvoor de randvoorwaarden leveren.
De KNB is ruim tien jaar geleden begonnen met het ontwikkelen van beleid op het gebied van kwaliteitszorg binnen het notariaat. De KNB stelde een losbladig model-kwaliteitshandboek beschikbaar voor notariskantoren. Daarin stond beschreven aan welke kwaliteitsnormen een notariskantoor zou moeten voldoen, met verschillende procedures en processen. Omdat hierop weinig vervolg werd gegeven, sloeg het initiatief maar beperkt aan. In 2003 publiceerde de KNB een geactualiseerd boekje: De kwaliteitsnorm van de KNB. Alle notarissen en kandidaat-notarissen ontvingen dit boekje en de toezending ging gepaard met toelichtingen in de ringvergaderingen in alle arrondissementen en veel aandacht in het Notariaat Magazine. De KNB stelde op haar Intranet voorbeelden en modellen beschikbaar voor de in te voeren procedures. In 2004 werden ruim tien notarissen en kandidaat-notarissen opgeleid tot 'auditor' en werd begonnen met kwaliteitsaudits op notariskantoren die zich daarvoor vrijwillig opgaven. Het KNB-bestuur is er steeds van uit gegaan dat de kwaliteitsaudits op den duur verplicht zouden worden. Maar toen het daarvoor een voorstel aan de ledenraad deed, wees de meerderheid van de leden het af, omdat de kwaliteitsaudits te veel op de kantoororganisatie waren gericht.
In haar advies van januari 2006 schrijft de commissie:
'Het voorstel voor periodieke kwaliteitsaudits waarbij onderzoekers kantoren toetsen aan De kwaliteitsnorm van de KNB gaat enerzijds te ver, omdat zij veel bedrijfsorganisatorische normen bevat die weliswaar nuttig zijn, maar niet verdedigd kunnen worden met een beroep op het publiek belang dat is gemoeid met de publieke taak van de notaris. Anderzijds gaat het voorstel niet ver genoeg, omdat het als het ware alleen de buitenkant van de kwaliteit betreft, en niet de inhoudelijke kwaliteit en integriteit van de notariële dienstverlening.
Kwaliteit en integriteit worden verzekerd door beroeps- en gedragsregels die zijn neergelegd in de Wet op het notarisambt en de daarop berustende regels. Daaraan moeten kantoren worden getoetst. Dit kan door (intervisie of) peer reviews.'
Zo werden bestuur en ledenraad het eens over een systeem van inhoudelijke toetsing of peer reviews. De KNB moest dus een model voor peer review ontwikkelen. Met 'peer review' wordt bedoeld het toetsen van vakinhoudelijke professionaliteit en kennis aan bestaande standaarden en criteria bij notarissen en kandidaat-notarissen door collega's. Het gaat hierbij niet primair om de wijze waarop het kantoor is georganiseerd, maar om de professionaliteit en integriteit van de notaris en kandidaat-notaris in zijn beroepsuitoefening.
Intussen begon ook de politiek oog te krijgen voor de kwaliteit en integriteit van het notariaat. De invoering van meer marktwerking in 1999 heeft het er voor de notaris niet gemakkelijker op gemaakt. De regering schrijft daarover in haar reactie van 6 februari 2006 op het rapport van de Commissie Hammerstein:
"De Commissie stelt (echter) wel vast dat een marktgeoriënteerde beroepsuitoefening als gevolg kan hebben dat de kwaliteit en integriteit van de notariële beroepsuitoefening en de betekenis daarvan voor het rechtssysteem minder als een vaststaand gegeven worden beschouwd. In het rapport worden door de Commissie zorgen geuit over de invloed die prijsconcurrentie in het notariaat heeft op de integriteit en de kwaliteit van de ambtsuitoefening.
(...)
Gelet op de indicaties die de Commissie heeft vergaard, is het kabinet het wel eens met de Commissie dat versterking van de aandacht van de beroepsgroep voor het handhaven van de kwaliteit en integriteit noodzakelijk is. Notariële dienstverlening is een terrein waar de onzichtbare hand van de markt niet altijd het hoogste goed realiseert."
(pagina 4 van de brief van 6 februari 2006)
Niet alleen de toegenomen marktwerking kan van invloed zijn op de kwaliteit en de integriteit van het notariaat, maar ook de veranderende rol van de criminaliteit en met name de georganiseerde criminaliteit. Op steeds brutaler wijze komt deze op in de bovenwereld. Van vele zijden, niet alleen vanwege de Commissie Hammerstein, is aangedrongen op een adequater en effectiever 'eigen' toezicht, op een beter toezicht uit eigen kring, door de KNB. Juist waar het niet gaat om 'afvinken' maar om kwesties van 'freies Ermessen', zijn de beroepsgenoten, de peers, veel beter toegerust dan externe partijen.
De regering heeft het standpunt van De Commissie Hammerstein onderschreven. Zij verwoordt het als volgt.
'Het is van belang dat de KNB toetsbare criteria ontwikkelt waaraan een notariskantoor moet voldoen, wil van een goed functionerend kantoor gesproken worden. Vervolgens kan de kwaliteit worden getoetst door intercollegiale audits of peer reviews te organiseren. Een bij herhaling negatieve score kan leiden tot verscherpt toezicht en, indien misstanden worden geconstateerd, tot voorlegging aan de tuchtrechter. Waar het gaat om de ontwikkeling van een dergelijk kwaliteitssysteem, is er naar de mening van het kabinet een duidelijke taak voor de KNB'.
(pagina 5 van de brief van 6 februari 2006)
In een Algemeen Overleg van de Minister van Justitie met de Vaste commissie voor Justitie van de Tweede Kamer op 23 mei 2007 hebben de fracties zich eveneens achter deze aanbevelingen geschaard.
Het door het bestuur voorgestelde systeem past in het uitgangspunt van professionele autonomie. Als beroepsgroep moeten wij ernaar streven zoveel mogelijk zelf de integriteit te waarborgen. De zelfreinigende werking die hiermee wordt bereikt is een goed signaal tegenover de maatschappij.

Toezichtarrangement en Verordening op de kwaliteit (onderdeel WID/MOT)
Eén onderdeel van het kwaliteitstoezicht is inmiddels uitgewerkt. Dat betreft de naleving van de Wet identificatie bij dienstverlening (WID) en de Wet melding ongebruikelijke transacties (Wet MOT). Deze wetten zijn in 2003 ook van toepassing geworden op de vrije beroepen, zoals advocatuur en notariaat. In 2005 kreeg het Bureau Financieel Toezicht (BFT) de taak toezicht te houden op de naleving van de WID en de Wet MOT door de vrije beroepen.
De KNB acht de naleving van de WID en de Wet MOT van belang voor de kwaliteit en integriteit van het notariaat en daarmee het vertrouwen dat het publiek in het notariaat heeft.
Zij heeft daarom besloten tot een toezichtarrangement, waarbij de KNB de goede naleving van de WID en de Wet MOT bevordert en intern toezicht houdt op de naleving van de verplichtingen op grond van de WID en de Wet MOT door het notariaat, terwijl het BFT daarop stelseltoezicht houdt. Op 22 november 2006 heeft de ledenraad de uitvoering van WID/MOT onderzoek in een Verordening op de kwaliteit (onderdeel WID/MOT) vastgesteld; deze verordening trad op 8 maart 2007 in werking. Op grond van die verordening is de notaris verplicht om aan de KNB inlichtingen te geven over zijn administratie, zodat kan worden nagegaan of de notaris zich houdt aan de WID en de Wet MOT. Overeenkomstig een door het KNB-bestuur opgestelde model-eigen-verklaring verstrekt de notaris de gevraagde inlichtingen. Vervolgens vindt controle plaats door onderzoeken op notariskantoren onder verantwoordelijkheid van de KNB door beroepsgenoten als 'WID/MOT-onderzoekers', ook aangeduid als auditoren. Het onderzoek bestaat uit het doornemen van een tevoren ingevulde en geretourneerde vragenlijst, het bespreken van kantoorprocedures en van een aantal dossiers. Het onderzoek kan voor een groot deel worden verricht zonder dat de onderzoekers de individuele cliëntendossiers behoeven in te zien, maar het kan pas goed worden uitgevoerd als zij daarin inzage kunnen nemen. Aldus is in de toelichting op de verordening beschreven.
In 2007 hebben alle leden de eigen verklaring ingevuld geretourneerd. WID/MOT-onderzoekers zijn geworven en opgeleid en een auditbureau is opgericht, gevormd door een kwaliteitscoördinator en een secretarieel medewerkster. Vervolgens hebben daartoe opgeleide WID/MOT-onderzoekers eind 2007 en begin 2008 in totaal 160 onderzoeken verricht. De evaluatie heeft uitgewezen dat de verordening heeft geleid tot het doel van een grotere bewustwording van de desbetreffende wetten. Uit de resultaten van de WID/MOT- audits is herhaaldelijk naar voren gekomen, dat de geauditeerde kantoren een inhoudelijk gesprek met een ervaren vakgenoot waarderen. Regelmatig wordt met de WID/MOT- auditor van mening gewisseld over allerlei onderwerpen uit de praktijk naast de WID en de MOT. Deze ervaringen hebben dan ook de richting aangegeven voor de ontwikkeling van de intercollegiale kwaliteitstoetsingen (peer reviews).

Opzet Verordening op de kwaliteit
De bevoegdheid tot het vaststellen van een Verordening op de kwaliteit ontleent de KNB aan artikel 61, tweede lid, Wet op het notarisambt. Dat bepaalt dat de KNB bij verordening regels kan stellen ter bevordering van de kwaliteit van de beroepsbeoefening. Voorgesteld wordt de door de KNB in te voeren inhoudelijke toetsing van kwaliteit en integriteit op te zetten volgens het stramien van de WID/MOT-verordening. De notarissen worden verplicht inlichtingen te geven aan het KNB-bestuur of namens het bestuur optredende personen over de wijze waarop zij voldoen aan de voor hen geldende normen van kwaliteit en integriteit. Zij verstrekken deze inlichtingen door overlegging van een eigen verklaring en door deel te nemen aan een intercollegiale kwaliteitstoetsing (peer review) of nadere toetsing op hun kantoor. De criteria aan de hand waarvan de intercollegiale kwaliteitstoetsing plaats vindt hebben betrekking op de opdrachtcyclus en op het besef van kwaliteit en integriteit. Zij worden uitgewerkt in een bijlage die aan de verordening wordt gehecht. De verdere uitwerking vindt plaats in nadere regels van het KNB-bestuur. Over die regelingen wordt de ledenraad geraadpleegd. Zij betreffen de eigen verklaring, de wijze waarop een intercollegiale kwaliteitstoetsing of nadere toetsing plaats vindt, en een geschillenregeling Een gemengde Commissie kwaliteit en integriteit, gevormd door vertegenwoordigers van de ledenraad, KNB-bestuur en - bureau, heeft de ontwerpen voor verordening en nadere regels voorbereid.

Eigen verklaring
De evaluatie van de Eigen Verklaring 2007 heeft tot de conclusie geleid dat het effect van bewustwording is bereikt, maar dat het geen herhalingsoefening moet worden. Het ondertekenen van een verklaring dat men maatregelen heeft getroffen voor de naleving van de regels, in dit geval de WID en de Wet MOT, maakt dat de notaris en de kandidaat-notaris extra bewust zijn van hun verantwoordelijkheid. Dit geldt zowel voor de notaris als de kandidaat-notaris. Maar het is niet noodzakelijk om het notariaat jaarlijks een eigen verklaring over de WID/MOT ter ondertekening toe te sturen. De frequentie is minder belangrijk, wel zou het een instrument kunnen zijn waarmee de KNB een actueel onderwerp kan toetsen. Aan de ledenraad is in het vooruitzicht gesteld dat dit in de nieuwe verordening zou worden verwerkt. Daarom wordt voorgesteld in de verordening op te nemen dat het verstrekken van inlichtingen over de kwaliteit en integriteit onder meer gebeurt door het overleggen van een eigen verklaring. Het bestuur zal de frequentie en de onderwerpen vaststellen waarover een eigen verklaring wordt gevraagd, alsmede het model daarvan. De ledenraad zal tevoren worden geraadpleegd.

Criteria intercollegiale kwaliteitstoetsing
De toetsers (peer reviewers) en de notarissen moeten weten aan de hand van welke criteria de intercollegiale kwaliteitstoetsingen plaats vinden. Ter voorbereiding hiervan heeft de KNB in 2007 en 2008 een aantal bijeenkomsten georganiseerd. Deelnemers aan deze bijeenkomsten waren afkomstig uit de Commissie Kwaliteit en integriteit, de groep WID/MOT-auditoren, het KNB-bestuur en de afdeling Praktijkuitoefening van het bureau van de KNB. Ook deden enkele andere belangstellenden uit de beroepsgroep mee, die geïnteresseerd zijn in kwaliteitszorg en op den duur zelf peer reviewer zouden willen worden. Deze 'denk- en doetank' heeft een reeks criteria vastgesteld voor de kwaliteits- en integriteitstoetsing en zij heeft deze criteria ook getoetst. De aldus opgestelde criteria werden in september 2007 door de ledenraad besproken, en zij zijn vervolgens nog verder uitgewerkt en getoetst.
De criteria hebben betrekking op de beoordeling van de opdracht, voorlichting over de gevraagde werkzaamheden en de opdrachtbevestiging, de uitvoering en afronding van de opdracht en het besef van kwaliteit en integriteit. Hiermee kan de notariële praktijk in al z'n gevarieerdheid ter sprake komen en is een werkelijk inhoudelijk gesprek mogelijk.
Voorgesteld wordt deze globale omschrijving van de criteria op te nemen in de verordening en een uitgewerkte lijst in een bijlage deel te laten uitmaken van de verordening.

Beschrijving intercollegiale kwaliteitstoetsingen
De deelnemers aan bovengenoemde bijeenkomsten hebben ook een opzet voor de intercollegiale kwaliteitstoetsingen (peer reviews) ontworpen. Voorgesteld wordt deze peer reviews uit te werken in door het bestuur vast te stellen regels. De voorgestelde opzet ziet er als volgt uit. Vooraf krijgt het kantoor een standaard vragenlijst. De antwoorden kan de peer reviewer gebruiken bij de voorbereiding. Zo kan hij vooraf enigszins de aard van het kantoor vaststellen en globaal bepalen wie hij wenst te spreken en in welke volgorde. Ook het kantoor kan zich voorbereiden, doordat de KNB tevoren veel informatie beschikbaar zal stellen, mogelijk in de vorm van een handleiding ten behoeve van een zelfevaluatie.
Tijdens de intercollegiale kwaliteitstoetsing op het notariskantoor vindt na een introductiegesprek met de notaris een aantal korte gesprekken plaats met verschillende mensen in verschillende functies.
Daarna neemt de toetser (peer reviewer) een aantal dossiers door, samen met de notaris en met de dossierbehandelaar. De gesprekken verlopen aan de hand van de criteria, maar niet alle criteria kunnen aan de orde komen. Het is uitdrukkelijk geen checklist. De toetser laat zich leiden door zijn vingertoppengevoel.
Tijdens een eindgesprek met bij voorkeur alle notarissen en kandidaat- notarissen van het kantoor bespreekt de toetser (peer reviewer) de bevindingen hoe men omgaat met kwaliteit en integriteit.
Ten slotte maakt de toetser (peer reviewer) een afsluitend rapport met zijn bevindingen en geeft hij feed back. In dit rapport beschrijft hij ook de algehele indruk over het kantoor en het besef van kwaliteit en integriteit. Hierin worden ook eventuele verbeterpunten gemeld. Een verbeterpunt kan bijvoorbeeld inhouden het volgen van een bepaalde cursus, zoals over de Wet voorkoming witwassen en terrorismefinanciering, of het voorkómen van klachten.
Na drie maanden kan een heronderzoek plaats vinden door dezelfde toetser (peer reviewer).

Nadere toetsing ter voorbereiding van verzoek om onderzoek of klacht
De toetser kan op basis van zijn bevindingen een nadere toetsing aanbevelen met het oog op een eventueel door het KNB-bestuur in te dienen klacht over verzoek om onderzoek bij de kamer van toezicht. Deze nadere toetsing kan gebeuren in opdracht van het KNB-bestuur door een aantal toetsers, eerder aangeduid als de zogenoemde vliegende brigade. Deze nadere toetsing dient om te beoordelen of het KNB-bestuur een verzoek om onderzoek zou moeten richten tot de kamer van toezicht of een klacht bij de kamer zou moeten indienen. Het KNB-bestuur moet hier zonodig snel kunnen handelen. De geschillenregeling zal deze bevoegdheid onverlet moeten laten.

Geheimhouding
De intercollegiale kwaliteitstoetsing kan voor een groot deel worden verricht zonder dat de toetsers de individuele cliëntendossiers behoeven in te zien, maar het kan pas goed worden uitgevoerd, als zij daarin inzage hebben. Tegelijkertijd moeten de gegevens van cliënten worden beschermd. Voorzover het zogenaamde afgeleid verschoningsrecht of het eigen beroepsgeheim van de toetsers hier onvoldoende bescherming bieden, is een wettelijke of verordeningsrechtelijke voorziening nodig. Voorgesteld wordt daarom in de verordening te bepalen dat notarissen en kandidaat-notarissen niet bevoegd zijn zich op hun geheimhouding te beroepen tegenover de toetsers, maar dat deze wel verplicht zijn tot geheimhouding van gegevens die onder de geheimhoudingsplicht vallen van de notaris. De KNB ontleent de bevoegdheid tot een dergelijke regeling krachtens de wet aan artikel 22 Wet op het notarisambt. Dat bepaalt immers: 'De notaris is, voor zover niet bij of krachtens de wet anders is bepaald, ten aanzien van al hetgeen waarvan hij uit hoofde van zijn werkzaamheid als zodanig kennis neemt tot geheimhouding verplicht.'
De Staatssecretaris van Justitie heeft aangekondigd, dat, teneinde geen onduidelijkheid omtrent de geheimhouding te laten bestaan, in een wettelijke bepaling zal worden vastgelegd dat de geheimhoudingsplicht niet aan de peer reviewers kan worden tegengeworpen. Ook de geheimhoudingsplicht van de peer reviewers zou daarbij moeten worden geregeld. Deze wettelijke beperking wordt in het kader van de medewerkingsplicht ingevoerd bij de wijziging van de Wet op het notarisambt naar aanleiding van het rapport van de Commissie Hammerstein. Deze wetswijziging zal naar verwachting in het najaar worden voorgelegd aan het parlement en mogelijk eind 2009 in werking kunnen treden. Dan vervalt de reden voor de voorziening in de verordening van de geheimhouding en overige medewerking.

Op 1 januari 2012 is artikel 61a van de Wet op het notarisambt in werking getreden. Dit is de nieuwe basis voor de Verordening op de kwaliteit. Artikel 61 a en de artikelen uit de Algemene wet bestuursrecht die van toepassing worden verklaard, regelen een aantal uitgangspunten die nu nog in artikel 3 van de verordening staan, te weten de verplichting tot medewerking aan een intercollegiale kwaliteitstoetsing, de opheffing van de geheimhoudingsplicht jegens de auditoren, en de geheimhoudingsplicht van die auditoren. Artikel 3 dient daarom te vervallen. Het onderzoek naar de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering behoeft niet meer apart te worden vermeld, nu het Bureau financieel toezicht de daarvoor benodigde bevoegdheden heeft verkregen en dit onderzoek zal verrichten. Artikel 2, derde lid, van de verordening dient daarmee te vervallen.

(Toelichting van augustus 2012)